HUISHOUDELIJK REGLEMENT NBCCB
26 februari 2022
1.- Algemeen
Dit huishoudelijk reglement is vastgesteld door het bestuur van de Nederlandstalige
Business Club Costa Blanca, hierna te noemen ´NBCCB´, en dient om zaken met
betrekking tot de dagelijkse gang van zaken vast te leggen, daar waar de statuten
geen regelgeving vastgelegd hebben. Dit huishoudelijk reglement is in alle gevallen
ondergeschikt aan de statuten.
Het bestuur van de NBCCB is heeft het recht om wijzigingen in het huishoudelijke
reglement door te voeren. De leden worden zo snel mogelijk van deze wijzigingen op
de hoogte gebracht. De algemene leden vergadering heeft het recht om de wijzigingen
ongedaan te maken.
2.- Bestuur
Het bestuur is onder meer belast met de volgende verantwoordelijkheden:
• Organiseren activiteiten ter bevordering van de onderlinge contacten leden;
• Onderhouden contacten met andere NBC in Spanje;
• Onderhouden contacten Ambassade en officiële overkoepelende organisaties (ministeries, vereniging van NBC´s, KVK, EVD, enz);
• Onderhouden contacten met media (NL en Costa Blanca) ter bevordering van de NBCCB en haar leden;
• Organiseren activiteiten ter bevordering van de economische activiteiten van de leden.
Taakomschrijving van de bestuursleden en overige functies.
Voorzitter
Algemene leiding bestuur;
Voorzitter bestuursvergaderingen, zorg dragen voor goed overleg met heldere besluitvorming;
Voorzitter bijeenkomsten van de NBCCB en algemene ledenvergadering;
Coördinatie bestuursactiviteiten;
Verantwoordelijk voor Public Relations;
Specifiek aandachtsgebied: verantwoordelijk voor sponsorbeleid, uiteindelijke onderhandeling en evt. uitbesteding van de werving;
Contact onderhouden met Ambassade, Consulaten en andere Business Clubs;
Specifiek aandachtsgebied: maandelijkse bijeenkomsten met leden;
Contactpersoon welkomst commissie.
Secretaris
Eindverantwoordelijk voor alle secretariële activiteiten, incl. de activiteiten van de coördinator
Voorbereiden van bestuursvergaderingen/agenda/planning
Maken van notulen en verslagen bestuursvergaderingen.
Algemene ondersteuning bestuursactiviteiten
Bijhouden archief business club (verslagen diverse vergaderingen en correspondentie)
Verantwoordelijk bijhouden ledenarchief.
Verantwoordelijk voor database interne en externe contacten
Verantwoordelijk voor het verwerken van de toestemmingen voor gebruik persoonlijke gegevens op social media
Verantwoordelijk voor de digitale en fysieke opslag van alle sponsorcontracten
Verantwoordelijk voor de digitale en fysieke opslag van alle overige documentatie van de vereniging
Ontwikkelen activiteitenplan voor het komende jaar
Organiseren maandelijkse activiteiten binnen gesteld budget in overleg met de voorzitter wat betreft locatie, sprekers, en catering
Evaluatie activiteiten
Verantwoordelijk voor coördinatie van informatie naar backoffice Internetsite
Ontwikkelen plan interne communicatie
Zoals vermeld staat in de statuten is de secretaris ook verantwoordelijk voor het beheren van de volgende boeken:
a. Een boek voor registratie van de leden, waarin naast de wettelijke vereisten ook het soort lid weergegeven wordt.
b. Het akten boek van de algemene ledenvergaderingen.
c. Het akten boek van de bestuursvergaderingen en afgevaardigden.
Alle verslagen moeten verplicht in een “libro de actas” worden vastgelegd en genummerd.
Penningmeester
Opstellen jaarlijkse begroting en controle financiële gang van zaken m.b.t. de verschillende kostenposten.
Bijhouden administratie betalingen leden en sponsoren en terugkoppeling naar bestuur.
Algemene ondersteuning bestuursactiviteiten.
In de statuten staat tevens vermeld:
De penningmeester zal voor de vereniging over de volgende boeken beschikken en deze beheren:
a. De boekhouding, waaruit een betrouwbare weergave blijkt van de situatie van het vermogen, de resultaten en de financiële situatie van de vereniging,
evenals die van de ontplooide activiteiten.
Deze boekhouding wordt in overeenstemming met de toepasselijke specifieke wettelijke vereisten gevoerd.
b. Inventaris van de goederen van de vereniging.
Specifiek aandachtsgebied: afhandeling en bewaking contractuele verplichtingen.
Vicevoorzitter
Vervanging van de voorzitter bij diens afwezigheid
Algemene ondersteuning bestuursactiviteiten
Algemeen bestuurslid
Algemene ondersteuning bestuursactiviteiten
Coördinator (betaald)
Uitvoering van de digitale communicatie: beantwoorden binnenkomende post en verzorgen van de uitgaande post.
Maken van verslagen van maandelijkse bijeenkomsten.
Verzorgen van externe publicaties.
De coördinator krijgt een vergoeding van 200 euro per maand, inclusief de maanden dat er geen bijeenkomst is.
Indien de coördinator een zelfstandig ondernemer is, zal deze maandelijks een factuur sturen;
Indien de coördinator geen zelfstandig ondernemer is, wordt een arbeidscontract opgesteld.
De NBCCB betaalt vervolgens de sociale premies en de kosten voor personeelsadministratie.
Alle communicatie naar leden en derden dient gefiatteerd te zijn door de secretaris.
3.- Kostenvergoeding bestuur en commissieleden
De bestuursfuncties zijn -in overeenstemming met de statuten- onbezoldigd. De Algemene Leden Vergadering kent de bestuursleden een vaste kostenvergoeding toe voor de gedane werkzaamheden ter grootte van hun contributie. (Indien een bestuurslid een bedrijfslidmaatschap heeft, dan is de vergoeding identiek aan het lidmaatschapsgeld van een gewoon lid.)
De kostenvergoeding omvat de vergoeding voor bestede tijd, reiskosten, administratieve en telefoonkosten van de bestuursleden. De penningmeester heeft het recht om bestuursleden die in een periode geen of amper werkzaamheden hebben verricht, de vergoeding niet uit te betalen. Bestuursleden hebben de mogelijkheid om vrijwillig van de kostenvergoeding af te zien.
De functies van de commissieleden zijn -in overeenstemming met de statuten onbezoldigd. De commissieleden krijgen geen kostenvergoeding voor gedane werkzaamheden. Enkel in het geval er uitzonderlijke werkzaamheden zijn verricht, waar een bestuurs- of commissielid of gewoon lid uitzonderlijke kosten heeft gemaakt, kan een speciale kostenvergoeding toegekend worden. In geen geval kan er een extra vergoeding verleend worden voor de door de bestuurs- of commissieleden bestede tijd.
4.- Bijeenkomsten
Het jaarlijkse programma van de NBCCB en eventuele wijzigingen/aanvullingen op het programma en aanvullende informatie worden vermeld op de website van de NBCCB.
Eventuele uitnodigingen voor interessante bijeenkomsten, anders dan die van de NBCCB kunnen na akkoord van het bestuur worden vermeld op de website van de NBCCB.
Jaarlijks worden 10 bijeenkomsten georganiseerd. In de maanden juli en augustus worden er -in principe- geen bijeenkomsten georganiseerd.
De leden worden voor elke bijeenkomst per mail uitgenodigd en ontvangen daarbij het programma.
Het bestuur heeft de bevoegdheid om derden uit te nodigen op kosten van de NBCCB op een NBCCB-bijeenkomst als diens aanwezigheid in het belang van de NBCCB is.
De bijeenkomsten van de NBCCB staan open voor introducés. Deze introducés dienen daarvoor een bijdrage van 35,00 euro te voldoen. Het kerstdiner is zonder toestemming van het bestuur niet toegankelijk voor introducés. Deze zullen na toestemming het daarvoor vastgestelde bedrag moeten betalen.
5.- Inkomsten
Inkomsten van de businessclub komen uit de lidmaatschappen van de leden en introducés, evt. inkomsten uit giften, sponsorgelden en subsidies. De activiteiten worden hiervan betaald.
De NBCCB heeft een eigen bankrekening en de leden zullen hierop de jaarlijkse bijdrage storten. De activiteiten worden via deze rekening betaald.
6.- Lidmaatschap
Het lidmaatschap geldt voor een periode van één kalenderjaar. Het lidmaatschapsgeld moet in principe in januari voor het volledige volgende jaar betaald worden. Op verzoek aan de penningmeester kan gefractioneerd betaald worden. Een nieuw lid betaalt bij intreding het proportionele gedeelte van de contributie voor de rest van het kalenderjaar, gemeten over 10 bijeenkomsten. Bij voortijdige uittreding als lid zal geen contributie terugbetaald worden.
Het persoonsgebonden lidmaatschap bedraagt 325 Euro voor het jaar 2022 en kan jaarlijks door het bestuur worden herzien.
Het bedrijfsgebonden lidmaatschap bedraagt 525 Euro voor het jaar 2022 en kan jaarlijks door het bestuur worden herzien.
Wisselende personen van hetzelfde bedrijf mogen de bijeenkomst bijwonen.
Een bedrijfslid heeft op de Algemene leden vergadering slechts 1 stem.
De bedragen van het lidmaatschap zijn inclusief de consumpties op de bijeenkomsten, tenzij voor een bijeenkomst anders is overeengekomen.
Opzegging van het lidmaatschap geschiedt door schriftelijke communicatie aan het bestuur; digitale communicatie aan het bestuur of digitale communicatie aan de leden middels een groeps-app.
7.- Toelating van nieuwe leden
Een toekomstig lid dient alvorens lid te kunnen worden, eerst als introducé op een meeting te komen. (Een introducé mag maximaal 2 meetings in een jaar bijwonen.)
Dit aspirant lid heeft dan de mogelijkheid de sfeer te proeven van de Business Club. Hij dient dan de toegangsprijs voor een introducé te voldoen.
Deze persoon wordt tijdens deze meeting door de voorzitter aan de leden voorgesteld en kan zichzelf vervolgens presenteren.
De aanwezige leden krijgen 8 dagen de gelegenheid om schriftelijk hun reactie aan de voorzitter van de welkomst commissie te zenden, mochten zij bezwaar hebben tegen het toetreden van een kandidaat.
Na deze 8 dagen kan het aspirant lid worden uitgenodigd voor een intakegesprek.
Dit intakegesprek kan geannuleerd worden indien er minimaal 3 leden zijn met inhoudelijke zakelijke bezwaren tegen het aspirant lid. De voorzitter communiceert aan het bestuur van de vereniging dat er bezwaar is ingediend. De Intakecommissie toetst of de aangedragen argumenten relevant zijn om iemand niet te accepteren als lid.
Voor deelname aan een intakegesprek dienen de volgende documenten te worden ingebracht: kopie paspoort, kopie NIE en de aan de activiteit gerelateerde documenten (akte BV of SL, inschrijving als ZZP’er of autónomo,…).
8.- Welkomstcommissie
De welkomstcommissie bestaat uit meerdere leden, waarvan er minimaal 3 aanwezig moeten zijn op de toelatingsgesprekken. Een van de bestuursleden kan een bestuurslid zijn. In de welkomstcommissie mag geen directe concurrent van een aspirant lid zitting hebben. De welkomstcommissie besluit met meerderheid van stemmen.
De voorzitter van de welkomstcommissie rapporteert en informeert aan het bestuur welke aspirant leden uitgenodigd zijn voor een gesprek en welke leden worden aangenomen.
Op de eerstvolgende bijeenkomst geeft het bestuur aan welke leden door de welkomstcommissie toegelaten zijn. De uiteindelijke toelating kan (overeenkomstig de statuten) door de ALV ongedaan worden gemaakt.
De welkomstcommissie toetst de verkregen documentatie. De welkomstcommissie toetst de in de statuten gestelde criteria:
“De vereniging streeft ernaar dat het ledenbestand een weerspiegeling is van de economische activiteiten aan de Costa Blanca. Indien er uit een bepaalde sector al een groot aantal leden in de vereniging vertegenwoordigd is, bepaalt de welkomstcommissie of het wenselijk is dat een nieuw aspirant lid uit deze sector toegelaten wordt.”
De welkomstcommissie beoordeelt de toegevoegde waarde van het aspirant-lid voor de NBCCB en de verwachtingen van dit aspirant-lid m.b.t. het mogelijke lidmaatschap.
Na toetsing zal een beslissing over wel of geen toelating als lid worden genomen en deze zal door de voorzitter van de welkomstcommissie aan het aspirant lid worden gecommuniceerd. In het geval dat aan een van de criteria niet wordt voldaan, dan kan de ALV -overeenkomstig de Statuten- alsnog toestemming tot toelating geven.
Voorzitter welkomstcommissie
De voorzitter van de welkomstcommissie wordt door het bestuur benoemd.
De voorzitter van de welkomstcommissie kan zelfstandig per intake bepalen welke leden de welkomstcommissie vormen.
Indien de voorzitter van de welkomstcommissie niet bij een intake aanwezig kan zijn, benoemt deze een vervangend voorzitter voor de betreffende intake.
Informeren aspirant leden over intake procedure.
Verantwoordelijk voor het uitvoeren en bewaken van intakeprocessen.
Begeleiden kandidaat-leden en nieuwe leden in de businessclub.
Maandelijkse rapportage aan het bestuur over de voortgang van de toelating van aangemeld aspirant leden.
Doorgeven van de facturatie gegevens aan de penningmeester als een lid aangenomen wordt.
Ontwikkelen plan om proactief leden te werven.
De voorzitter van de welkomstcommissie stuurt aan de nieuwe leden een exemplaar van de Statuten en Huishoudelijk Reglement en zorgt voor de ondertekening van de (als-dan-niet) toestemming voor het gebruik van foto’s op de social media.
9.- Activiteitencommissie
Een bestuurslid is belast met de activiteiten en benoemt per evenement de leden van de activiteitencommissie.
De doelstelling van de commissie is het organiseren van de bijeenkomsten van de club, in principe 10 bijeenkomsten per jaar, met ofwel een business- ofwel een informeel karakter. De nadruk van de activiteiten zal liggen op het bevorderen van netwerken in een prettige en ongedwongen sfeer.
Leden kunnen hun eigen voorstellen en ideeën voorleggen aan de activiteitencommissie en deze in samenwerking met de commissie organiseren. Dit lid zal een kostenbegroting voor de betreffende activiteit moeten overhandigen. Het bestuurslid belast met de uitvoering van activiteiten kan deze persoon dan lid van de commissie benoemen voor de uitvoering van deze activiteit.
De voorzitter van deze commissie rapporteert en informeert aan het bestuur over de te ontplooien activiteiten. Het bestuur beslist en geeft de uiteindelijke goedkeuring aan de activiteiten, de manier van uitvoering en de budgetten. De penningmeester is belast met de controle van de uitgaven van iedere activiteit.
10.- Kascommissie
De kascommissie bestaat uit twee personen, en wordt door de Algemene Leden Vergadering benoemd. Onder geen voorwaarde kan een bestuurslid lid van de kascommissie zijn. De taak van de kascommissie is het controleren van de boekhouding van de vereniging. Alle financiële overzichten en gegevens moeten door de penningmeester, en eventueel door de andere bestuursleden of commissievoorzitters ter beschikking worden gesteld aan de kascommissie.
De kascommissie krijgt in de maand januari alle stukken aangereikt en brengt op de eerstvolgende Algemene Leden Vergadering een verslag uit aan de leden over de boekhouding over het afgelopen verenigingsjaar, met de verplichting van melding van eventuele incidenties. De kascommissie geeft (al dan niet) goedkeuring aan het gevoerde economische beleid en de jaarrekeningen. In overeenstemming met de statuten is het vervolgens de ALV die de penningmeester decharge verleent.
11.- Sponsorschap
Het sponsorschap van de NBCCB staat in beginsel open voor natuurlijke- en rechtspersonen.
Het sponsorschap is persoons- of bedrijfsgebonden en alle bijbehorende rechten behoren tot de privépersoon of het betreffende bedrijf.
Sponsoren worden gecontracteerd per kalenderjaar.
In het sponsorbeleid zijn verschillende sponsorpakketten uitgewerkt:
• Business-sponsor met een pakket ter waarde van 750 euro;
• Silver sponsoring ter waarde van € 500,-
• Gold sponsoring ter waarde van € 1.000,-
• Platina sponsoring ter waarde van € 1.500,-
12.- Gebruik ledenlijst en communicatie
Overeenkomstig met datgene wat vastgelegd is in de geldige wetgeving op het gebied van bescherming persoonlijke gegevens worden de persoonlijke gegevens van de leden opgenomen in de (geautomatiseerde) bestanden van de vereniging, waarin ze confidentieel bewaard zullen blijven. Het bestuur gaat vertrouwelijk om met alle persoonlijke gegevens en heeft een geheimhoudingsplicht. Zonder toestemming van de leden zullen persoonlijke gegevens niet openbaar gemaakt worden. Op de website van de vereniging zullen alleen de door de leden met dat doel aangereikte gegevens gepubliceerd worden.
De ledenlijst van de NBCCB wordt niet aan derden verstrekt, behoudens door vooraf verkregen toestemming van het bestuur. Op voorhand zal het bestuur zich hierbij terughoudend opstellen.
Op de ledenlijst en op de website worden enkel de speciaal door de leden voor publicatie aangereikte gegevens opgenomen. Leden hebben ook de verplichting tot geheimhouding van persoonlijke gegevens van de mede leden. Zonder toestemming mogen directe mailadressen, telefoonnummers en mobiele nummers niet worden prijsgegeven.
13.-Activiteiten buiten de NBCCB
Door leden van de NBCCB ontplooide initiatieven tot het organiseren van een evenement waarbij mede NBCCB leden worden uitgenodigd, worden op prijs gesteld.
Het is leden niet toegestaan uitnodigingen te versturen uit naam van de NBCCB en/of op papier met het logo en adres van de NBCCB, zonder voorafgaande schriftelijke of digitale toestemming van het bestuur.
Leden van de vereniging worden door middel van e-mail geïnformeerd zodra er sprake is van speciale en niet NBCCB gebonden bijeenkomsten.